Myślisz, że o poczcie elektronicznej wiesz wszystko co ci potrzebne, bo pracujesz na niej od lat? Czy napewno stosujesz zdrowe nawyki? Co byś powiedział/a gdyby się okazało, że to co od lat stosujesz w pracy z twoimi mailami niekoniecznie jest dla Ciebie najlepsze?
Przeciętny specjalista poświęca ponad ¼ swojego czasu pracy na czytanie oraz odpowiadanie na wiadomości e-mail. Osoby korzystające z poczty internetowej dzielą na dwie podstawowe grupy:
- Zwolenników porządku – pracownicy, którzy dokładają wszelkich starań, aby ich, w pełni spersonalizowana, skrzynka pocztowa zachwycała dbałością o każdy, nawet najmniejszy szczegół. Każda wiadomość ma swoje własne miejsce, zaś każdy niepożądany e-mail trafia do folderu „KOSZ” najpóźniej 3 minuty po otrzymaniu
oraz - Sympatyków anarchii – specjaliści, którzy korzystają z jednego, głównego folderu „ODEBRANE”. Wszystkie wiadomości lądują w jednym miejscu i tam już pozostają, dopóki dopóty zmianie nie ulegnie adres e-mail.
Który z naszych przyzwyczajeń to zdrowe nawyki, a które nie koniecznie?
Zadbaj o to co naprawdę jest istotne
Najwięcej czasu marnujemy na wiadomości powszechnie uznawane za małoistotne.
Zgodnie z zasadą Pareto tylko 20% z Twoich maili ma wymiar największego priorytetu. Wpisanie swojego adresu e-mail na przypadkowej stronie WWW może skutkować natłokiem newsletterów i zupełnie niepotrzebnych Ci w pracy materiałów reklamowych. Do ważnych newsletterów zastosuj regułę przenoszącą maile do odpowiedniego folderu – przeczytasz gdy będzie na to czas.
Nie łącz obowiązków specjalisty z rozrywką. Nieefektywne zarządzanie własnym czasem przejawia się również w szeroko pojętym bałaganie. Setki maili w folderze „ODEBRANE” może rozpraszać przy czytaniu i odpisywaniu na kolejne.
„Outlookowy zawrót głowy”, czyli jak sprawnie zarządzać skrzynką mailową
Nawyk efektywnego zarządzania wiadomościami e-mail bazuje na sprawnym wykorzystaniu dostępnych narzędzi. Nie ma co ukrywać, że najwięcej opcji oferuje nam odpowiednio dopasowany menadżer pocztowy. Doskonałym przykładem jest tutaj Outlook. Zaznajomienie się z narzędziami Microsoft sprzyja skróceniu czasu poświęconego na skrzynkę mailową nawet o połowę. Na co zwrócić uwagę?
Pierwszym wartym wspomnienia nawykiem jest tendencja do utrzymania porządku w skrzynce odbiorczej – regularne jej opróżnianie. Niepotrzebne wiadomości powinny być usuwane od razu, a te, które wymagają odpowiedzi, należy oznaczać i przypominać sobie o nich w wyznaczonych terminach.
Przepełniona skrzynka zmusza nas do czytania starych e-maili (nagłówków), co przekłada się na utratę około 4 sekund/wiadomość. A zapewne masz ich w skrzynce tysiące – więc policz 😉
Drugim ważnym nawykiem jest odpowiednie sortowanie wiadomości. Warto korzystać z funkcji wątków konwersacji lub filtrowania, aby segregować maile na te ważne i pilne oraz te mniej istotne. Dzięki temu łatwiej jest się skupić na najważniejszych zadaniach.
Zadbaj o inbox zero
Kolejnym krokiem jest zastosowanie zasady „inbox zero”. Polega to na tym, że skrzynka odbiorcza powinna być opróżniona każdego dnia, nie pozostawiając żadnych „niedotkniętych” wiadomości. Dzięki temu unikamy zbierania zbyt dużej ilości maili i odczuwania presji związanej z ich ilością.
Uwaga, nie chodzi o zrobienie wszystkiego od razu – zaplanuj odpowiedni moment na realizację. Inbox zero – to codzienne dbanie by oddzielić ziarna od plew – zidentyfikować zadania i zaplanować ich realizację (np. w kalendarzu lub liście to-do).
Dotyczy to e-maili, które wymuszają na nas podjęcie jakiejś czynności np. procesowanie faktury. Wiadomości informacyjne, bez „wezwania do działania” powinny zostać usunięte bądź zarchiwizowane.
Ważnym nawykiem jest także ograniczenie ilości otrzymywanych maili. Warto zrezygnować z subskrypcji newsletterów, które już nas nie interesują. Można też korzystać z funkcji filtrowania spamu, aby uniknąć otrzymywania niechcianej korespondencji.
Tym co zdecydowanie nie będzie sprzyjało twojej produktywności jest nieustanne „siedzenie” po uszy w poczcie. Zdrowym nawykiem jest wyznaczanie czasu na sprawdzanie poczty. Warto ustalić konkretne godziny w ciągu dnia, w których będziesz sprawdzać skrzynkę odbiorczą. Dzięki temu unikniesz ciągłego przeglądania maili i skupisz się na innych zadaniach.
Wyszukiwarka zamiast podfolderów
Na koniec – warto rozważyć zaniechanie tworzenia dodatkowych folderów – tworzenie kolejnych i kolejnych folderów pocztowych, ponad podstawowe, charakteryzuje się znacznie mniejszą efektywnością, niż skorzystanie z wyszukiwania wiadomości poprzez zwykłą wyszukiwarkę.
Śwoją drogą zarówno Outlook jak i Gmail to są przykłady bardzo funkcjonalnych wyszukiwarek (po nadawcy, słowu kluczowemu, tytule, obecności załącznika i td.). Jesli wiesz jakich słów kluczowych użyć – prawdopodobnie odnajdziesz to co potrzebne w kilka lub kilkanaście sekund nie arnując czas biegając po licznych podfolderach.
Dlaczego powiadomienia w Outlook to zły pomysł?
Niemal każdy menadżer pocztowy, również Microsoft Outlook, posiada tzn. powiadomienia – komunikaty, które wyświetlają się w roku ekranu komputera z chwilą nadejścia nowej wiadomości. Oto przykład funkcjonalności skrzynki mailowej, który przyczynia się do marnowania czasu przeciętnego pracownika. Dźwięk czy nawet widok przychodzącego e-maila „wyrywa” nas od aktualnie wykonywanej czynności, a także przeszkadza nam ponownie się skupić.
O wpływie takich rozpraszaczy na Twój umysł i produktywność możesz przeczytać w artykule o multitaskingu.
Każdy sygnał dźwiękowy nowej wiadomości sprawia, że odrywasz się od dotychczasowych obowiązków i spoglądasz na ekran komputera, tracąc przy tym kolejne minuty… Może warto ustalić sobie sztywne godziny przeglądania e-maila, o czym wspominałem wcześniej.
Efektywne zarządzanie mailami wiąże się ze zmianą naszych dotychczasowych trybow i przyzwyczajeń. I oczywiście możesz machnąć na to ręką i działać jak dotychczas, ale pomyśl o tym, że ze skrzynką odbiorczą masz do czynienia codzienne, każdego tygodnia i każdego miesiąca w roku.
Zmiana i wypracowywanie codziennych zdrowych nawyków pozwali Ci skrócić codzienny czas spędzony na obsłudze e-maili, bez jednoczesnej utraty efektywności pracy.
Pracownicy Marnują czas?
Szybkie szkolenia dla Zespołu
Jeśli jesteś zainteresowany szkoleniem dla swojego zespołu by podnieść kompetencje pracowników i zacząć oszczędzać najdroższy zasób pracowniczy, za który płacisz jako pracodawca, zwróć się do nas.
Nasze szkolenia doceniły największe i najlepsze firmy w Polsce, możesz wykorzystać to w swoim biznesie.
Jeden komentarz