W dzisiejszych czasach korzystanie z programów pocztowych stało się nieodłącznym elementem pracy biurowej. Jednym z najpopularniejszych programów jest MS Outlook, który oferuje wiele funkcjonalności, które mogą zwiększyć naszą produktywność. Poniżej przedstawiamy kilka najlepszych reguł MS Outlook, które faktycznie pomogą w zwiększeniu efektywności pracy.
Czym są reguły Outlook?
Jedną z najważniejszych z punktu widzenia codziennego korzystania z poczty mailowej jest automatyzacja procesu sortowania poczty elektronicznej dzięki regułom. Dzięki tej funkcjonalnej funkcji filtrowania możemy zdefiniować warunki, po spełnieniu których Outlook automatycznie przeniesie wiadomości do odpowiednich folderów. Dzięki temu unikniemy spędzania czasu na ręczne sortowanie wiadomości.
Natomiast nie wszystkie reguły Outlook są wartościowe z punktu widzenia naszej codziennej produktywności. Niektóre wręcz mogą nas wpędzić w kłopoty. Na przykład reguła która przenosi wiadomości od szefa do folderu 'szef’ może niestety ukryć przed naszymi oczami coś co jest do zrobienia w krótkim terminie. Dlatego warto wiedzieć jakie reguły podnoszą naszą produktywność, a które zamiast oszczędzać, pochłoną więcej czasu, ale na dodatek mogą przyspożyć Ci dodatkowego stresu.
Poniżej przedstawiam TOP 5 wybranych reguł MS Outlook, które bez wątpienia pomogą Ci zadbać o priorytety i uwolnić Cię od ręcznego przesiewania części z Twoich przychodzących maili.
1. Reguła Outlook dla codziennych raportów
Jeśli codziennie otrzymujesz na swoją skrzynkę raporty – warto pokusić się o ulokowanie ich w odpowiednim miejscu – na przykład w folderze z nazwą „bieżące raporty”. Najczęściej takie wiadomości to nie są zadania same w sobie – wymagają od Ciebie codziennego monitorowania sytuacji, czyli tzw. trzymania ręki na pulsie.
I możesz to zrobić w dowolnym momencie dnia, nie koniecznie w chwili gdy ten raport nadejdzie. Ty wibierzesz najlepszy moment w ciągu dnia by się z nim zapoznać. A jeśli dzisiaj masz za dużo na głowie – to jutro otrzymasz aktualny raport dzienny 😉
2. Reguła Outlook dla newsletterów
Gdy twoim obowiązkiem jest bycie na bieżąco z nowościami rynkowymi, wydarzeniami w branży zapewne masz wiadomości, które są wynikiem zapisania się na różnego rodzaju newslettery i listy wysyłkowe.
Przykładem niebiznesowym są tu kuszące nas maile o promocjach ze sklepów internetowych 😉
Nie masz zazwyczaj obowiązku czytania tych maili codziennie – nie jest to temat naglący i świat się nie zawali jeśli przyczytasz to kiedy indziej (gdy będziesz mieć na to przestrzeń).
Reguła według nadawcy (czyli jesli taka wiadomość przychodzi z określonego adresu lub domeny nadawcy) pozwoli Ci oddzielić ziarna od plew i nie zajmować się takimi wiadomościami ręcznie każdego dnia.
Zrób sobie test:
Jak daleko Ci do wypalenia zawodowego?
3. Reguła według tytułu
Jeśli zadrzy Ci się czekać na odpowiedzi grupy osób do których wysłane zostało zapytanie ta reguła będzie bardzo przydatna. Np. wysłałaś zapytanie do pracowników z pytaniem o godziny przyjazdu na coroczną konferencję firmową by zaplanowac logistykę o tytule 'Konferencja – godziny przyjazdu’.
Jeśli nie masz reguły to musisz liczyć się z tym, że będziesz co jakiś czas otrzymywać po kilka wiadomości ponieważ będą Ci odpowiadali w różnym momencie. Lepiej zrobić regułę Outlook dzięki której wiadomości zawierające słowa 'Konferencja – godziny przyjazdu’ w tytule będą przenoszone do stworzonego folderu z nazwa np. 'Konferencja – logistyka’.
Zajmij się nimi gdy już wszystkie wiadomości napłyną i będzie mieć tzw. komplet informacji. W przeciwnym wypadku jesteś skazana/y na codzienne manualne sortowanie wiadomości, które lepiej i łatwiej jest ogarnąć raz a dobrze.
4. Reguła Outlook dla spraw pilnych i ważnych
Pamiętacie macież Eisenhowera i ćwiartkę A? (jeśli nie zapraszam na szkolenie😉 Czasem musimy wszystko inne odłożyć i zająć się tematem ponieważ wiadomość którą otrzymaliśmy jest nie tylko bardzo ważna, ale i nagląca. Takim przykładem mogą być wiadomości o usterkach, awariach i jeśli pracujesz w hepldesku – to twoim obowiązkiem będzie szybko reagować na takie maile.
Wówczas możesz ustawić regułę, która bedzie działała według schematu: jeśli przyjdzie powiadomowienie z określonego adresu (np. helpdesk@domena.pl) albo ze słowem w tytule (awaria ub usterka lub inne które informuje Cię o naglącym charakterze wiadomości) to wyświetl alert na pulpicie.
Da Ci to szansę nawet jeśli aktualnie pracujesz nad czymś innym zauważyć taką wiadomość. Dalczego nie warto utrzymywać alertów dla wszystkich wiadomości możesz przeczytać tu.
5. Reguła opóźniania dostarczenia
Aplikacja desktopowa MS Outlook nie ma tej niezwykle cenionej przez wielu funkcjonalności, którą posiada wesja webowa lub Gmail – czyli możliwości szybkiego cofnięcia już wysłanej wiadomości.
Możesz jednak wykorzystać regułę do wiadomości wychodzących wymuszając by każda wysłana wiadomość będzie przez np. 1 minutę jeszcze czekała w skrzynce nadawcej.
I jeśli twoje ręce są szybsze niż umysł i wysłałeś wiadomość i z paniką zobaczyłeś, że nie załączyłeś załącznika, bądź źle wpisałeś adresata masz minutę na to by to poprawić. Taka funkcjonalność nie raz uratuje Ci … wiesz co 😉
pracownicy zmęczeni walką z majlozą??
Zainwestuj 1 dzień w szkolenie,
a pokażemy jak zyskać TYGODNIE
Comments are closed, but trackbacks and pingbacks are open.