Czemu powinniśmy przejąc kontrolą nad pocztą elektroniczną?

Ten kto ma twój mail – ma twój czas

Niezależnie od poziomu stanowiska nie masz wielkiego wpływu czy ktoś wyślę do ciebie wiadomość mailową czy nie. Więc jesteś zmuszony coś z tym emailem zrobić, nawet jeśli ograniczysz się do usunięcia to i tak oddajesz kontrolę nad swoim czasem osobom, które będą wysyłały do Ciebie maile. To, że zawsze możemy być dostępni, nie oznacza, że powinniśmy być. Ale jesteś na wyciągnięcie dłoni od każdego, na całym globie kto ma twój adres mailowy! No i w dobie wszechobecnego Internetu (dzięki Bogu) już nawet nie możesz wyjąć przysłowiowego kabelka by temu zapobiec. 

A to wszystko sprowadza się do tego, że poczta elektroniczna konsekwentnie i codziennie pożera nasz cenny czas. Jak łakomczuch pożerający upragnione ciastko w  ulubionej kawiarni, czyli z uśmieszkiem ;-). I mimo, iż mamy masę rzeczy do zrobienia to tego czasu konsekwentnie nie starcza na zrobienie wszystkich zadań, które mamy na stole.

Jak przerwać błędne koło?

Jeśli jesteś pracownikiem biura, to pewnie doświadczasz tego na własnej skórze. I pewnie przyznasz mi rację, że mimo świadomości problemu, nie starcza też czasu na zrobienie kroku wstecz. Jest to błędne koło. Nie masz czasu i nie masz czasu zastanowić się co zrobić inaczej, efektywniej. Np. przyjrzeć się temu jak powinniśmy zarządzać naszą pocztą mailową, czy zasady panujące w naszej organizacji sprzyjają efektywnemu wykorzystywaniu czasu, czy nasze nawyki nie robią nam psikusa, nie trwonią ten cenny zasób.

Dobrym rozwiązaniem dla organizacji jest systemowe zarządzenie tematem. Przykładem (i to całkiem opłacalnym, o czym piszemy tutaj) jest przeszkolenie pracowników. Stworzenie dla nich przestrzeni na poznanie dobrych praktyk, sposobów na zwiększenie efektywności podczas szkolenia, a im więcej osób z firmy weźmie w nim udział, tym większe szanse, że zdrowe nawyki zarządzania pocztą mailową wejdą na stałe jako jeden z kanonów kultury efektywnej organizacji.