Zarządzanie czasem jest kluczową umiejętnością w dzisiejszym pędzącym świecie, w którym istnieje niekończąca się liczba tematów, topików, zadań, tasków i innych pochłaniaczy naszego czasu i uwagi. Jedną z mniej znanych, ale i bardziej skutecznych strategii zarządzania czasem jest praca z wykorzystaniem metody bloków czasowych, czyli, tzw. time boxing, której Elon Musk używa na codzień by radzić sobie z dziesiątkami tematów.
Jeśli ta metoda sprawdza się dla jednego z najbardziej zapracowanych osób sukcesu, prawdopodobnie ty również możesz zwiększyć swoją skuteczność dzięki niej.
Nie, tu nie chodzi o syzyfowe boksowanie się z czasem Praca w blokach czasowych polega na stworzeniu zarysu planu na dzień lub tydzień. Ale nie byle planu – chodzi o to by przydzielić określone bloki czasu na określone czynności. No i jak z klocków lego układać wspomniany plan z tych bloków.
Korzyści ze stosowania time boxing’u
Jeśli należysz do większości pracujących w polskich, ale nie tylko biurach osób, to zapewne regularnie doświadczasz tzw. „bieżączki” – prawie co dzień dzieje się dużo, a często na już bądź wręcz „na wczoraj”.
Najważniejszą korzyścią metody time boxingu jest to, że nie musisz się długo zastanawiać co jest do zrobienia, jeśli jest 10:15, a w twoim planie jest napisane: „będę pracować nad forecastem na Q3 od 10:15 do 11:10”.
Badania pokazują, że gdy mamy zbyt wiele opcji do wyboru (np. zbyt wiele zadań do zrealizowania, tematów do ogarnięcia) jest to dla nas przytłaczające na tyle, że ciężko nam jest podjąć decyzję, a niekiedy wręcz uciekamy od podjęcia takiej decyzji. Tu możesz poczytać o paradoksie wyboru na przykładzie dżemu.
W biurowej praktyce oznacza to, że zamiast się długo zastanawiać czym się zając, co będzie najbardziej produktywne tu i teraz, często wycofujemy się z tego wysiłku i startujemy z tematem „pierwszym z brzegu”: albo najnowszym mailem, albo z niekoniecznie najistotniejszą, za to „najgłośniejszą” sprawą do załatwienia.
Podejście w nurcie time boxing z wykorzystaniem ram czasowych pomaga ustalać priorytety w czasie i zapewnia, że spędzasz czas na najważniejszych zadaniach w pierwszej kolejności. A o to przecież m.inn. chodzi w byciu produktywnym.
Zrób sobie test:
Jak daleko Ci do wypalenia zawodowego?
Jak zacząć korzystać z time boxing’u
Rozpoczęcie pracy z blokami czasu jest łatwe, a wszystko, czego potrzebujesz, to planer lub kalendarz i jasne wyobrażenie o tym, co chcesz osiągnąć każdego dnia lub tygodnia. Tu sprawdzisz jak do tego wykorzystać metodę kluczowe zadania dnia.
Oto kilka kroków, które pomogą Ci zacząć:
1. Określ swoje cele:
Zacznij od określenia celów na ten konkretny dzień. Przy definiowaniu zadań do zrealizowania warto zadbać o słynne priorytety. Masz 5 potencjalnych celów do zrealizowania? Odpowiedz sobie na pytanie, czy które z nich zrobią największą różnicę w twoim życiu.
A następnie odpowiedz na pytania co chcesz w tym dniu osiągnąć i jakie zadania musisz wykonać w danym dniu, aby osiągnąć te cele?
2. Zaplanuj spotkania:
Upewnij się jakie spotkania czekają Cię w danym dniu, uważając, aby nie nakładały się na siebie. Takie spotkania (albo telco czy tzw. wideokole) wymuszają nas do bycia o określonej godzinie w określonym miejscu – nie mamy wyjścia, musimy im podporządkować swój czas.
Będą one ramami, w które będziemy wpasowywać swoje bloki czasowe czyli time boxy.
3. Przydziel bloki czasowe:
Po określeniu celów oraz zadań, które będą realizowały te cele przydziel określone bloki czasowe na każde zadanie. Chodzi o nadanie blokom czasowym konkretnego wymiaru: co będę realizować, w jakich ramach czasowych i najlepiej jeszcze dodać w jakich okolicznościach.
„Od 11:30 do 13:30 przeanalizuje wyniki sprzedaży poszczególnych pracowników i przygotuje plan naprawczy dla najsłabszych, a w ogóle to zarezerwuje sobie salkę konferencyjną by nikt mi w tym nie przeszkadzał”.
4. Zadbaj o przerwy
Pamiętaj, aby uwzględnić czas na przerwy: od 11:30 do 13:30 nie oznacza 2 godziny ciurkiem. Według badań z 2021 roku najefektywniejsze bloki czasowe powinny trwać ok. 55 min. Umówmy się, 50 min lub 60 min też działają świetnie, natomiast 2 godziny już niekoniecznie.
Po 55 minutowym bloku warto zrobić 10 minutową przerwę. Jeśli jednak 55 min jest dla Ciebie wyzwaniem – wykorzystaj technikę pomodoro, która nakazuje skrócić blok czasowy do 25 min i następnie możesz mieć 5 min przerwy.
Natomiast przerwa nie oznacza, że dla odmiany zajrzysz do Outlooka i będziesz się zamartwiać się „mailozą” – przerwa jest po to by przynieść sobie wody, zrobić ćwiczenia (np. oczu by zadbać o wzrok) lub pójść do łazienki.
5. Użyj timera:
Blok czasowy sam się nie zrobi, musisz kontrolować czas. Aby być na bieżąco, ustaw timer dla każdego bloku czasowego i trzymaj się harmonogramu tak dokładnie, jak to możliwe.
Jedną w przewag metody time boxingu jest nadawanie blokom konkretnych ram czasowych: to zapobiega niebezpiecznemu podążaniu naszych myśli w kierunku „cały czas, cały dzień, jak najwięcej, tak długo jak się da” co jest niezwykle zniechęcające.
Jak każdy cel w formacie SMART praca blok czasowy powinien być mierzalny i osadzony w czasie. Czyli nie „aż nas śmierć nie rozłączy”, a tylko do 13:30
Tip: w internecie jest masa aplikacji na telefon bądź komputer pomagających kontrolować bloki czasowe, które wspierają wykorzystywanie metody time boxing: do moich ulubionych należy Forest, ale też przydatny będzie nawet zwykła aplikacja Zegar w waszym Windowsie.
6. Oceń swój harmonogram:
Regularnie oceniaj swój harmonogram, aby zobaczyć, jak dobrze wykorzystujesz swój czas i wprowadzaj niezbędne poprawki.
Na koniec chcę jeszcze wspomnieć o dodatkowej zalecie metody lub techniki time boxing – świetnie się sprawdza jako technika na przeciwdziałanie odkładaniu ważnych, ale nie specjalnie lubianych przez nas zadań. Krótko mówiąc jest to skuteczna strategia przeciwdziałania prokrastynacji, która może pomóc zwiększyć produktywność, zachować koncentrację, no i zmniejszyć stres.
Poświęcając określone bloki czasu na określone zadania, będziesz mieć pewność, że efektywnie i wydajnie wykorzystujesz swój czas. Wypróbuj time boxing przez najbliższe 2 tygodnie, a gwarantuje, że zobaczysz i poczujesz, jak może pomóc Ci osiągnąć swoje cele i prowadzić bardziej zrównoważone życie.
Pracownicy zarządzają "bieżączką"?
szkolenia dla Zespołu
Jeśli jesteś zainteresowany szkoleniem dla swojego zespołu by podnieść kompetencje pracowników i zacząć oszczędzać najdroższy zasób pracowniczy, za który płacisz jako pracodawca, zwróć się do nas.
Nasze szkolenia doceniły największe i najlepsze firmy w Polsce, możesz wykorzystać to w swoim biznesie.
Comments are closed, but trackbacks and pingbacks are open.