Pytanie czy usuwać stare maile zapewne nie spędza Ci snu z powiek. Jednak większość dobrze zorganizowanych osób ma na to zdecydowany pogląd. Poniżej znajdzie 5 odpowiedzi, dla których warto usuwać stare wiadomości.
Gdy pytam uczestników moich szkoleń ile wiadomości mają w swojej skrzynce odbiorczej odpowiedzi 5 000 czy 10 000 tysięcy nie są żadną rzadkością. Czy przechowywanie takiej ilości wiadomości często sprzed 4-5 lat ma sens? Czy warto usuwać maile?
Efekt "chomika"
Dla wielu usuwanie e-maili jest stratą czasu, nieistotne. Część osób uważa, że należy przechowywać „cyfrowy zapis” wszystkiego, co otrzymali (na wypadek, gdybym trzeba było do tego wrócić) lub jako DOWÓD, tzw. „dupochron” bądź po prostu zostawiają skrzynkę tak jak jest nie zawracając sobie głowy usuwaniem zbędnych wiadomości.
Oto 5 powodów, dla których należy zerwać z tym (zdecydowanie) złym nawykiem. Nie są tak naprawdę podane w określonej kolejności, więc wybór głównego powodu pozostawiam wam.
1. Oczyszczając skrzynkę oczyszczasz umysł
Pamiętasz uczucie, które towarzyszyło Ci po opróżnieniu zagraconego pokoju, zapełnionej szuflady czy zawalonego papierami biurka? Oczyszczenie, ulga, satysfakcja, przywrócenie kontroli i większy spokój. To samo uczucie towarzyszy nam gdy w naszej skrzynce odbiorczej nie ma wiadomości. Nie tylko nieprzeczytanych, w ogóle. Bo ważne są zarchiwizowane w odpowiednich folderach tematycznych, wymagające działania są wciągnięte na listę zadań, a pozostałe mało i nie istotne są po prostu wywalone do kosza.
2. Nie trać czasu na poszukiwania
Poczta elektroniczna nie jest dobrym archiwum. Dobre archiwum to takie w którym odnajdujesz to co potrzebne nie tracąc zbędnego czasu. Gdy masz w skrzynce Outlook tysiące wiadomości odnalezienie niezbędnej informacji przypomina przesiewanie piasku w poszukiwaniu samorodka. Czy można zaprzeczyć temu, że łatwiej jest wizualnie przejrzeć listę 20 wiadomości e-mail niż 200? Nawet jeśli korzystasz ze narzędzia filtrowania w celu zmniejszenia liczby wyników, po prostu łatwiej jest znaleźć to, czego szukasz na krótszej liście.
3. Informacie szybko tracą ważność
Zostawiasz wszystkie i nie kwapisz się usuwać maile, bo myślisz że to się przyda? Musze Cię rozczarować, jest to mało prawdopodobne. Jak jest szansa na to, że będziesz potrzebować informacji sprzed 3-4 lat? Statystycznie pewnie jakaś istnieje, jednak prawdopodobnie już po roku nie będziesz pamiętać szczegółów, istotnych dla odszukania tej ważnej informacji. Co więcej sama wartość tych informacji ze względu na upływ czasu też maleje. Zrób sobie proste ćwiczenie i spójrz na najstarsze wiadomości w twojej skrzynce. A teraz odpowiedz sobie na pytanie kiedy ostatnio potrzebowałeś właśnie tych maili?
4. Nie licz, że stare maile uratują Ci skórę
Przy dużej liczbie klientów i wielu wiadomościach otrzymywanych każdego dnia szanse zapamiętania każdego otrzymanego e-maila są dość marne. A potem, nawet jeśli w jakiś sposób przypomnisz sobie, kto to był lub ogólne pojęcie zawartej w nim treści, powodzenia. Może to zadziałać za kilka miesięcy…, ale z upływem czasu coraz mniej prawdopodobne jest znalezienie tego, czego szukasz i skończysz marnowaniem cennego czasu szukając samorodka. A ten czas możesz poświęcić na rzeczywiście ważne tematy, bo w końcu nie jesteś kopciuszkiem, oddzielającym mak od popiołu, prawda?
Naprawdę wartościowa treść powinna istnieć w bardziej formalnej postaci
Jeśli wiadomość e-mail zawiera kluczowe informacje o kliencie lub projekcie, powinna NAPRAWDĘ istnieć w bardziej formalnym dokumencie niż email. Myślenie o Twoim koncie e-mail jako o „bibliotece wszystkiego, co muszę wiedzieć ” jest STRASZNYM nawykiem. Posiadanie informacji w dokumentacji projektu czy na wspólnym dysku sprawia, że jest zarządzanie tą kluczową treścią jest bardziej scentralizowane i zorganizowane. Nie wspominając o tym, że ludzie w firmie przychodzą i odchodzą (co jest naturalne), podobnie jak ich konta e-mail.
Gotowy na kolejny krok?
5. Kasowanie wiadomości się sprawdza
Jeśli wszystko powyższe nie wywarło na Ciebie wrażenia, to być może warto skorzystać z opinii tysięcy osób doświadczających zwiększenia własnej produktywności, stosujących technikę Inbox zero Davida Allena. Zasada ta się sprowadza do regularnego opróżniania skrzynki spraw wpływających (np. naszej mailowej skrzynki odbiorczej). Technika ta stosowana jest obecnie z powodzeniem na całym świecie i uznawana za nawyk mistrzów produktywnej pracy. Proste Usuń, podaj dalej, archiwizuj, procesuj – wszystko się sprowadza do usuwania rzeczy nieistotnych i stworzenia pola dla koncentracji na priorytetach.