sposoby na technostres zarządzanie czasem
Czas czytania:5 min

W ciągu ostatnich miesięcy praca wielu z nas w błyskawicznym tempie przeniosła się do przestrzeni online. Zwielokrotniliśmy używanie narzędzi technologicznych i cyfrowych. Problem w tym, że nadużywanie technologii cyfrowej negatywnie wpływa na naszą kondycję psychofizyczną, obniża nastrój i pewność siebie, osłabia zdolność koncentracji i powoduje stres. Przy większej presji na produktywność, wyższych oczekiwaniach i kurczącą się ilością czasu na zadania – zwiększamy obroty. Zaczynamy w związku z tym popełniać błędy w pracy i stres się nasila.

Rodzi się technostres – napięcie, jakie odczuwamy gdy mamy do czynienia z technologiami cyfrowymi. Przepis jest prosty: zbyt duża ilość emaili, SMS-ów, mediów społecznościowych, aplikacji plus wielozadaniowość i poczucie niedoczasu i voila – na myśl o setkach zalegających wiadomości mamy ochotę uciec w Bieszczady.

Oto 10 skutecznych wskazówek, jak zmniejszyć technostres związany z pocztą elektroniczną i telefonem w pracy:

 

1. Wyłącz powiadomienia

Program Outlook może uruchamiać kilka typów alertów po nadejściu nowej wiadomości. Powiadomienie na pasku zadań, ikona koperty w zasobniku systemowym, dźwięk lub nawet na krótko zmieniający się wskaźnik myszki pojawiają się z każdą nadchodzącą wiadomością. A przecież dziennie otrzymujesz zapewne dziesiątki jeśli nie setki.

Również nasz smartfon ma zwyczaj rozjaśniania ekranu za każdym kolejnym powiadomieniem. Jeśli nie kontrolujemy tego – jesteśmy skazani na bycie atakowanym setkami dodatkowych i niekonieczne potrzebnych bodźców dziennie.

2. Nie zaczynaj dnia od poczty

Jednym z największych błędów, które możesz popełnić to rozpocząć dzień od przeglądania skrzynki mailowej i powiadomień w telefonie. Wiele osób tłumaczy mi, że przeglądają maila na początek dnia ponieważ może tam przyjść do nich coś Ważnego lub coś Pilnego. Więc zaczynają dzień od skrzynki mailowej w myśl mistycznej zasady „bo A nóż widelec…”. Jeszcze nie wiesz co to jest, czy jest pilne lub ważne, a może spam, jednak już od razu nadajesz tym mailom najwyższy priorytet dnia?

3. Nie wysyłaj e-maili poza godzinami pracy

Badania pokazują, że emaile wysyłane poza godzinami pracy utrudniają ludziom powrót do równowagi po stresie w pracy. Spróbuj wpłynąć na kulturę swojej firmy, unikając wysyłania wiadomości e-mail lub odpowiadania na nie poza normalnymi godzinami pracy.

Kierownictwo powinno dawać przykład i unikać kontaktu z pracownikami po godzinach. Niektóre miejsca pracy wyłączają nawet dostęp do poczty e-mail pracownikom poza godzinami pracy. Nowe badania wykazały również, że samo oczekiwanie na całodobowy kontakt może negatywnie wpłynąć na zdrowie pracowników.

4. Skorzystaj z opcji opóźnionej dostawy

Masz problem z punktem 3 bo nie możesz pracować  kiedy chcesz, a często kontynuujesz pracę w domu w czasie wolnym od pracy?  A może pracujesz w różnych strefach czasowych?

Rozważ skorzystanie z opcji opóźnionej dostawy, aby Twoje e-maile nie były wysyłane natychmiast po napisaniu, lecz w godzinach pracy następnego dnia roboczego i nie zakłócały czasu wolnego innych osób.

5. Zadaj sobie pytanie: czy e-mail jest właściwym medium?

Czy koniecznie musisz wysyłać właśnie maila? Czy jest to najlepsza forma komunikacji dla tego tematu? Czy mógłbyś porozmawiać z tą osobą? A może zadzwonić? Często to inne kanały komunikacji pozwalają uniknąć nieefektywnego wysyłania łańcuszków e-maili tam i z powrotem.

Czat, rozmowy wideo, platformy takie jak Slack i Teams, mogą być bardziej odpowiednie do wewnętrznej wymiany wiadomości. Pamiętaj też, że większość poniższych porad dotyczy wszystkich rodzajów komunikacji elektronicznej.

6. Wypróbuj „piątek bez emaili”

Aby zmienić kulturę firmy i skłonić ludzi do myślenia o innych metodach komunikacji niż poczta elektroniczna, warto wypróbować „piątek bez maili”, na początek w pierwszy piątek każdego miesiąca, a następnie być może nawet co tydzień. Z tego rozwiązania jak również z Casual Friday już  korzystają firmy na całym świecie.

Ich pracownicy maja zakaz wysyłania  maili w piątek. Są oni zachęcani do umawiania się na osobiste spotkania lub odbierania telefonu byle nie wysyłać maili w piątek. Takie rozwiązanie powoduje niekiedy redukcję ilości wiadomości w skrzynce nawet o 30%. Jeśli wypracowałeś nawyk radzenia sobie bez maili w piątek, w inne dni tygodnia pewnie też go wykorzystasz.

7. Przedstaw swoje preferencje

Badania wykazały, że nie tylko zbyt dużo, ale także zbyt mało e-maili może powodować stres z powodu niedopasowania preferencji komunikacyjnych różnych osób. Niektórym osobom podobają się e-maile i znacznie lepiej radzą sobie z dużym ruchem e-mailowym niż z innymi sposobami komunikacji. Dla tych osób zmniejszenie liczby otrzymywanych e-maili może powodować większy stres niż go złagodzić.

Pamiętaj więc o indywidualnych różnice między ludźmi, ale i komunikuj też swoje. Możesz np. dodać swoje preferencje dotyczące kontaktowania się z tobą do podpisu e-mail.

8. Ułatw sobie powrót z wakacji

Dla wielu osób powrót z urlopu może być szczególnie frustrujący ze względu na ilość maili, które się napływają podczas nieobecności w biurze. Warto ułatwić sobie powrót z wakacji, ustawiając na czas naszej nieobecności autoresponder informujący nadawcę, że nie będziesz mógł zająć się przesłanym tematem w najbliższym czasie i wskazać alternatywny kontakt dla pilnych spraw.

Przynajmniej część z tych pilnych spraw ma szansę zostać „załatwioną” przed twoim powrotem. No i umożliwiłoby to powrót do skrzynki odbiorczej, którą już jakoś można zarządzać.

9. Odłóż ten telefon

Mam nadzieję, że nie brzmię teraz jak zrzędliwy tatuś nastoletniej córki, ale… Odłóż ten telefon! Mnogość rozpraszaczy, które generuje nasz telefon zdecydowanie nam nie służy. Spędzanie zbyt dużej ilości czasu w social mediach, ciągłe otrzymywanie powiadomień czy wręcz spanie ze smartfonem może zaszkodzić twojej produktywności bardziej niż sądzisz. Mówiąc prościej, nasze telefony niszczą naszą koncentrację i odciągają nas od tego, co dzieje się tu i teraz.

Spędzanie czasu bez telefonu i komputera wiąże się z większą kreatywnością, produktywnością i szczęściem. Prawdopodobnie nie można całkowicie pozbyć się telefonu w pracy, ale nadal można podjąć pewne kroki, aby nie przeszkadzał on w realizacji naszych celów. Na przykład zrobić sobie godzinną przerwę bez telefonu, po której odpowiesz na wszystkie nieodebrane połączenia lub przejrzysz wszystkie powiadomienia naraz.

10. Unikaj korzystania z ekranów przed snem

Badania sugerują, że używanie smartfonów późno w nocy ogranicza naszą zdolność zasypiania, a także prowadzi do ciągłych myśli i stresu związanego z pracą. To z kolei obniża jakość snu. Ustal zasadę, że twoje łóżko będzie strefą wolną od telefonu, aby poprawić higienę snu. Nie wiesz co w związku z tym zrobić przed snem? Wciąż istnieją papierowe książki, przez pół-godziny możesz skorzystać z analogowych rozwiązań.

Ostatecznie jeśli wskazane rozwiązania nie przypały Ci do gustu zawsze możesz wykorzystać wyniki badań brytyjskich naukowców. Udowodnili, że oglądane słodkich zwierzaczków (np. australijskiego “najszczęśliwszego zwierzęcia” – kuoki) jest w stanie zredukować odczuwany przez nas stres nawet o 50%.